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Como implementar um planejamento orçamentário?

Entrevistamos 3 empreendedores, com negócios em expansão, para saber como projetam e controlam as suas finanças

1) José Roberto Filho, sócio e diretor da JR&M, empresa especializada em assessoria contábil e tributária, que atua há 21 anos no mercado. Fechou o ano passado com faturamento de R$ 3 milhões;

2) Alessandro Caboferri, sócio da Netpoint, especializada em transmissão de eventos, hospedagem e desenvolvimento de sites. Faturou R$ 3 milhões no ano passado;

3) Luciana Caldellas Tegon, sócia e diretora da Elancers, especializada em recrutamento on-line, que faturou R$ 4,3 milhões no ano passado. Para este ano, a expectativa é chegar a R$ 7 milhões.

Como vocês implementaram o planejamento orçamentário?

José Roberto Filho: “Há 6 anos a política de orçamento da JR&M era totalmente centralizada em mim. Naquele ano, eu e minha sócia, Maria Amélia de Arruda, resolvemos criar um plano agressivo de crescimento e alterar a política de orçamento. Criei o orçamento participativo. Uma vez por ano, fazemos uma reunião com os diretores de cada área – tecnologia, contábil, fiscal e pessoal. Ouvimos as demandas e planejamos juntos o próximo exercício. Outra mudança foi a definição de teto de investimento. Para o marketing, por exemplo, é de 7% do faturamento bruto. A folha salarial, de 36%.”

Alessandro Caboferri: “Desde o início da empresa, meu sócio e eu implementamos uma política rígida de orçamento. Como não tínhamos muitos recursos para investimento, organizamos as despesas em sete categorias: custos de operação, que envolvem aluguel, energia elétrica e limpeza; salários; comissões; telecomunicações, onde entra o custo do datacenter e outras ferramentas de tecnologia; impostos; impostos sobre os salários; e marketing. Com base nos contratos, fazemos a previsão das receitas mês a mês. O orçamento é planejado a cada três meses.”

Luciana Caldellas Tegon: “Temos a mesma política de orçamento há dez anos. No começo, fazíamos estimativas apoiadas no mercado. Hoje, com base no nosso histórico, conseguimos ter uma previsão da receita anual mais próxima da realidade. A empresa tem três centros de custo: investimentos em máquinas e infraestrutura, pessoal e projetos especiais. Para evitar imprevistos, trabalho com uma linha de crédito pré-aprovada com juros negociados no banco.”

Como controlar as finanças?

José Roberto Filho: “Uma vez por mês, eu e minha sócia nos reunimos e analisamos o desempenho de todas as áreas da empresa, comparando os dados recentes com o que foi orçado no planejamento anual. Se a diferença entre a planilha mensal e o orçamento for superior a 10%, chamamos o gestor para verificar o que aconteceu e tomar as medidas devidas.”

Alessandro Caboferri: “A cada trimestre, realizamos uma reunião com os chefes de três áreas estratégicas: comercial, técnica e de desenvolvimento. Nessa reunião, se for preciso, refazemos todo o planejamento. Ajustamos as curvas de crescimento, as entradas e os custos. Faço todas as simulações em uma planilha eletrônica.”

Luciana Caldellas Tegon: “Todos os meses faço uma reunião com os outros três sócios para avaliar o desempenho dos departamentos. Uma vez por ano, planejamos o orçamento anual. Além dos sócios, participam desse processo os gestores de tecnologia, área financeira, suporte, jurídico, comercial e administrativo.”

Quais os resultados?

José Roberto Filho: “A comunicação entre os setores melhorou muito, e os gestores passaram a se comprometer com a realização do orçamento definido. A capacidade de investimento também aumentou. Os recursos destinados para infraestrutura, que não chegavam a 5% do faturamento de R$ 600 mil há 6 anos, passaram para 21% da receita no ano passado.”

Alessandro Caboferri: “Como trabalhamos só com recursos próprios, controlar as finanças é muito importante. Hoje, separamos 5% do faturamento mensal para investimentos. Graças ao controle orçamentário, podemos investir em equipamentos a cada três meses.”

Luciana Caldellas Tegon: “Como fazemos previsões realistas, não dependemos de recursos externos. Mesmo nos casos em que o planejamento falha, contamos com o crédito pré-aprovado. Na última vez em que precisamos de um empréstimo, no valor de R$ 100 mil, a taxa negociada previamente era inferior à praticada pelo banco. Economizei R$ 36 mil só com juros definidos previamente.”

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